Tips Buat Minit Mesyuarat

hari ni aku kena siapkan dua minit mesyuarat...walaupun hari cuti aku tetap kena siapkan sebab hari senin bos dah nak tengok. macam hampeh!!!!!...

nak buat minit mesyuarat bukannya senang....nampak jer senang just ayat macam karangan surat chenta. boleh karang2 sambil pejam mata...atau sambil tengok tv. nak buat minit kena ada feel...kena betul menghayati miting yang dihadiri. seksa sungguh...kalo tertinggal satu percakapan mau mati kutu nak cari fakta..masa tu baru terfikir..fakta ker auta..hehehe tambah2 lagi kalo penyemak memang teliti habis. memang naya kalo buat cincai bancai..silap2 kena keronyok kertas tu depan idung sendri...atau kena amik kertas minit tu buat lap air mata lepas kena hambur 4 dasss. tak sanggup aku...sebab tak sanggup tu la..miting hari jumaat rabu..sampai sekarang tak siap lagik..padahal kalo syarat...3 hari lepas miting minit dah kena hantar. aku dah melanggar syarat tu. bangganya aku!!! huhuhu.

rasanya sepanjang aku keje kat sini..sebulan aku wajib buat 2-3 minit mesyuarat. tiap2 minggu ada miting...seksa setiap kali nak buat minit. macam nak nangis. Untuk pengetahuan ada 2 jenis mesyuarat yang biasa diadakan di sini...iaitu :

Mesyuarat Bersiri
Berkala dan ada kesinambungan
Melebihi sekali dalam tempoh tertentu
Ahli mesyuarat mengikut jawatan/fungsiu
Agenda mesyuarat tersusun dan tetap
( ni ler yang selalu aku kena buat. tiap2 minggu ada....sampai tahap jemu dan nak termuntah....asik2 ulang benda yang sama...kena marah pun macam sama...tukang marah pun orang yang sama)

Mesyuarat Khas

Ad-hoc
Sekali atau beberapa kali mengikut keperluan
Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai kepakaran
Agenda mesyuarat ringkas tetapi mendalam/terperinci
Nama mesyuarat menjelaskan tujuan / fungsi
(ni mesyuarat pasal projek...bila ada yang tak puas ati jer..trus panggil buat mesyuarat. masa ni ler nak dengar leteran maut...baik pakai kapas sumbat kat telinga...pastu nak amik minit miting..kalo marah2 tu wajib ke tulis dalam minit miting???)

sebab apa bos aku sibuk suh buat minit kalo2 ada miting/perbincangan??? sebabnya sekarang ni mampu dok pantau...audit pun pantau. apa saja yang kita bincangkan kena dicatatkan hitam dan putih. tak boleh terlepas satu pun. lagipun kata ex bos aku...minit mesyuarat adalah bukti apa yang dibincangkan dalam mesyuarat sebab orang akan lupa apa yang dicakapkan oleh mereka konon2 juga sebagai bukti kita dah cuba ikhtiarkan walaupun kadangkala tindakan tak diambil. di bawah adalah kepentingan minit mesyuarat...zassssss...

Penting sebagai;
Laporan
Rekod
Rujukan
Mengambil tindakan
Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli mesyuarat
Imej Jabatan/Kementerian

ni ler peringkat2 nak buat minit mesyuarat. jangan ingat senang nak buat....bukan macam karangan biasa hatta surat cinta sekalipun...tak boleh hentam kromo..kalo tak mo kena hentak dengan bos...kena ikut step yang telah diberikan, iaitu :

Peringkat Persediaan
- Mengetahui agenda
- Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu
- Membaca semua kertas kerja
- Mengetahui latar belakang ahli

Semasa Mesyuarat
- Tumpukan perhatian kepada perbincangan
- Ambil/buat catatan perbincangan
- Guna perakam suara
- Gunakan juru teringkas

Peringkat Penulisan Minit Mesyuarat
Draf minit dan serahkan untuk kelulusan Pengerusi dalam masa 3 hari selepas mesyuarat

Minit mesyuarat diedarkan selewat-lewatnya 7 hari selepas mesyuarat

susah kan????? bukan senang nak buat mesyuarat. pernah skali aku pakai perakam suara. memori dan bateri cuma tahan 2 jam....miting plak sampai 4 jam..pas tu org2 besar miting bukan pandai cakap bahasa melayu...bahasa inggeris plak tu. apa yang aku buat...??? aku buat minit pastu aku pas kat bos2 yang hadir..suh dioarang check...betol tak apa yang aku tulis..then diaorang betulkan kalo salah. cara yang agak biadap..tapi bagus untuk melepaskan diri sendre. hehehe. yang kat bawah ni plak panduan penulisan untuk buat minit mesyuarat...penting!!

panduan penulisan
FAKTA, bukan tanggapan peribadi
PADAT, bukan bercerita
TEPAT, bukan panjang berjela
JELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga
BAHASA TULISAN, bukan bahasa lisan
BAHASA ISTILAH, bukan loghat tempatan
PROFESYENAL, tunjukan kematangan

bos aku selalu marah...pasal minit aku ada pakai bahasa perbualan. Ya Allah..aku kira paling sedap dah ayat yang aku buat..rupanya salah jugak. kadang2 terpikir gak dalam hati aku ni..."buat sendre ler kalo ko rasa ayat ko tu sedap sangat!!!"

ciri2 minit yang baik
TULIN
LENGKAP
TEPAT
BEBAS DARI KERAGUAN
KUPASAN ISU/PERKARA POKOK
RINGKASAN PERBINCANGAN
KEPUTUSAN
TINDAKAN PIHAK TERLIBAT

ha!!! ni ler paling penting...minit yang baik kena ada semua perkara di atas. setiap yang dibincangkan mesti ditulis kata putus...contoh macam "akan dibincangkan bersama bahagian ini secepat yang mungkin" atau "akan diambil tindakan " atau "bahagian mengambil maklum" walaupun takder keputusan yang tepat...tapi at least dah ada tindakan. pastu tindakan kena btol2 tepat pada pihak yang terlibat. kalo letak pihak yang tak terlibat mau kena hamun lepas tu. pastu kalo ikut bos aku...bahagian yang paling utama kena letak nombor 1...pastu diikuti oleh bahagian seterusnya. yang ni ler..jangan sesekali salah..kalo takmo dapat jelingan maut dari bos.

struktur minit
BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN PERBINCANGAN
PERUTUSAN PENGERUSI
PENGESAHAN MINIT MESYUARAT
PERKARA-PERKARA BERBANGKIT
PERBINCANGAN
PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA
HAL-HAL LAIN
PENUTUP

sila ikut struktur di atas untuk memastikan minit anda tidak ditendang keluar atau diminta untuk didraft kali ke2.

okey...aku dah kongsi semua tips untuk buat minit mesyuarat...dan sampai sekarang minit mesyuarat aku tak siap2 lagik. silalah bos untuk pelangkung saya sedas dua....